Cómo calcular el costo del procesamiento manual de facturas

Por qué calcularlo con tus datos

Circulan muchas cifras sobre el costo medio de una factura, pero varían enormemente según el país, el tamaño de la empresa y cómo se midieron. Tu propia operación es la única referencia que importa para tu decisión. Este método usa solo datos que puedes obtener en una semana.

Los cuatro datos que necesitas

1. Volumen (V): facturas recibidas al mes.
2. Tiempo por factura (T): minutos desde que llega el correo hasta que el registro está hecho, incluido buscar la orden de compra y revisar duplicados. Mídelo con un cronómetro en una muestra de veinte facturas; no lo estimes de memoria.
3. Costo por hora (C): salario más cargas de la persona que lo hace, dividido entre sus horas trabajadas.
4. Tasa de incidencias (I): qué porcentaje de facturas tuvo algún problema (dato mal copiado, duplicado, pago tarde) en los últimos meses.

La fórmula

Costo mensual de tiempo = V × T ÷ 60 × C. Es el costo directo de las horas dedicadas a procesar facturas.

A eso súmale el costo de las incidencias: el tiempo extra que lleva corregir cada error, los recargos por pagos tardíos y, sobre todo, los pagos duplicados que no se recuperan. Estima cuánto costó cada tipo de incidencia en los últimos meses y multiplícalo por V × I.

Un ejemplo ilustrativo

Los números siguientes son un ejemplo inventado para mostrar el cálculo, no datos de clientes ni promedios del mercado. Sustitúyelos por los tuyos.

En este ejemplo, una persona dedica una semana laboral completa al mes solo a trasladar facturas. Si además una de cada cien facturas termina en un error que cuesta una hora corregir, se suman tres horas más; y un solo pago duplicado puede costar más que todo lo anterior.

Lo que la fórmula no captura

• El retraso: una factura que espera días en el buzón puede hacerte perder un descuento por pronto pago o deteriorar la relación con el proveedor.
• La dependencia de una persona: cuando quien procesa las facturas se va de vacaciones, el trabajo se acumula.
• El costo de oportunidad: las horas de un equipo de finanzas valen más analizando que copiando datos.

Cómo usar el resultado

Compara el costo mensual con el precio de una herramienta, pero sin suponer que todo queda automatizado: una parte de las facturas seguirá necesitando revisión humana, y así debe ser. Una estimación honesta es preguntarse qué fracción de tus facturas son de proveedores habituales, con PDF legible y sin incidencias: ese es el trabajo que un sistema puede quitarte de encima. Los planes de Sullivam se eligen por volumen en la página de precios.