Automatización de facturas de proveedores, con revisión humana cuando hace falta
Invoice Worker recibe las facturas que llegan a tu buzón de Microsoft 365, extrae los datos, comprueba tus reglas y deja preparada la cuenta por pagar. Si algo no cuadra, se detiene y te explica por qué.
Qué significa automatizar facturas de verdad
Leer un PDF es la parte fácil. Lo que consume horas en un equipo de cuentas por pagar es todo lo que viene después: abrir el correo, descargar el adjunto, copiar proveedor, número, fechas e importes, comprobar que el total cuadra, buscar si esa factura ya se registró y decidir qué hacer con la que tiene algo raro.
Automatizar facturas significa que ese recorrido completo ocurre sin que alguien tenga que empujarlo, y que las excepciones llegan a una persona con el motivo ya escrito. Un sistema que solo extrae texto te ahorra el tecleo, pero te deja la parte de decidir.
Cómo lo hace Sullivam
- Recibe. Microsoft 365 avisa a Sullivam cuando entra un correo nuevo en el buzón conectado; por defecto se toman los que parecen de facturación (asunto con «factura» o «invoice», remitente de facturación).
- Entiende y clasifica. Lee el asunto, el cuerpo y los adjuntos, y distingue una factura de una nota de crédito, un recibo o un correo que no tiene nada que ver.
- Extrae. Proveedor, identificador fiscal, número, fechas de emisión y vencimiento, moneda, subtotal, impuestos, descuentos, retenciones, total y orden de compra, cada uno con su nivel de confianza y la cita del documento de la que salió.
- Valida. Reglas deterministas, sin inteligencia artificial de por medio: que el total cuadre, que no sea un duplicado, que el proveedor sea conocido, que las fechas tengan sentido y que traiga la referencia de orden de compra cuando la exiges.
- Decide. Solo continúa solo cuando la lectura es suficientemente segura y todas las comprobaciones pasan. Cualquier duda la manda a revisión.
- Ejecuta y audita. Prepara la cuenta por pagar con su evidencia y deja constancia de cada paso: qué leyó, qué comprobó, quién aprobó y cuándo.
El detalle de cada paso está en procesamiento automático de facturas.
Qué se automatiza y qué va a revisión
La regla del producto es simple: la incertidumbre va a revisión, no a rechazo. Una factura real rechazada por error es información que tu empresa necesitaba y que nadie volverá a mirar.
| Situación | Qué hace |
|---|---|
| Todo cuadra, proveedor conocido, lectura segura | Prepara la cuenta por pagar automáticamente |
| El total no coincide con subtotal e impuestos | Revisión, con la diferencia indicada |
| Posible duplicado (mismo archivo, o mismo número y proveedor) | Revisión |
| Proveedor nuevo | Revisión (puedes elegir rechazar o permitir) |
| Falta la referencia de orden de compra | Revisión |
| Importe por encima del máximo automático que definas | Revisión |
| Documento escaneado o ilegible | Revisión: no hay OCR y no se inventa una lectura |
| No es una factura ni una nota de crédito | Se marca como no admitido |
Una persona puede aprobar un proveedor nuevo o una factura sin orden de compra. Lo que nadie puede aprobar es un duplicado o un total que no suma: al aprobar, Sullivam vuelve a ejecutar todas las comprobaciones.
Qué necesitas para empezar
- Un buzón de Microsoft 365 u Outlook donde lleguen las facturas de tus proveedores (por ejemplo, facturacion@tuempresa).
- Una persona con permisos para conectar ese buzón a Sullivam. Cómo funciona la conexión: automatización con Microsoft 365.
- Decidir tus límites: el importe máximo que puede prepararse sin revisión y qué hacer con un proveedor nuevo.
Lo que Sullivam no hace
- No paga facturas ni accede a cuentas bancarias. Prepara el registro; el pago sigue siendo tuyo.
- No lee documentos escaneados. Un PDF sin texto o una foto van a revisión humana.
- No se conecta todavía a tu ERP o software contable. La cuenta por pagar queda preparada en Sullivam; las integraciones con sistemas contables están en el roadmap.
- No valida la factura electrónica ante la autoridad tributaria. Lee su contenido; la validez fiscal la da tu proceso habitual.
Para quién es
Pequeñas y medianas empresas que reciben facturas recurrentes de proveedores por correo y quieren que su equipo dedique el tiempo a las excepciones, no a copiar datos. Si tu volumen es de decenas o cientos de facturas al mes, los planes se eligen por volumen.
Preguntas frecuentes
¿La inteligencia artificial decide si una factura se registra?
No. La IA interpreta el documento y propone valores; las decisiones las toman reglas deterministas. El modelo no puede aprobar ni rechazar nada por su cuenta.
¿Qué pasa si una factura llega dos veces?
Sullivam la detecta como posible duplicado, por el archivo o por el número y el proveedor, y no prepara una segunda cuenta por pagar.
¿Puedo revisar todas las facturas al principio?
Sí. Puedes pedir revisión para cualquier lectura que no sea suficientemente segura y fijar un importe máximo automático bajo mientras ganas confianza.
¿Funciona con Gmail o Google Workspace?
Todavía no. Hoy Sullivam se conecta con Microsoft 365 y Outlook; Google Workspace está en el roadmap.
Pon a trabajar a Invoice Worker con tus facturas
Estamos incorporando un grupo reducido de empresas fundadoras. Revisamos cada postulación personalmente.