Política de privacidad

1. Responsable y encargado

Para los datos de las personas que crean y administran cuentas en Sullivam (nombre, correo, rol, registros de acceso), Sullivam, el Operador descrito en los Términos del servicio, actúa como responsable del tratamiento.

Para los datos personales contenidos en los documentos y conversaciones que cada Cliente procesa con Sullivam (por ejemplo, datos de proveedores en una factura o de clientes en un chat de WhatsApp), el Cliente es el responsable y el Operador actúa como encargado, tratándolos solo según sus instrucciones y el Acuerdo de tratamiento de datos (DPA).

2. Qué datos tratamos

Según lo que uses, tratamos:

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, organización, rol, contraseña (guardada solo como hash) y, si lo activas, el segundo factor de autenticación.
• Datos de uso y seguridad: dirección IP, navegador, fecha y hora de acceso, y un registro de auditoría de las acciones importantes.
• Contenido que procesas: facturas y sus adjuntos, correos de facturación recibidos por la integración de correo, y mensajes de WhatsApp de las conversaciones que atiende el WhatsApp Worker.
• WhatsApp conectado con código QR: Sullivam se vincula a la cuenta de WhatsApp de tu negocio como un dispositivo vinculado, a través de un servidor propio de Sullivam. Solo recibe los mensajes nuevos de chats privados (no grupos, difusiones ni estados), no descarga tu historial anterior y envía únicamente las respuestas de las conversaciones que atiende. Puedes desvincularlo cuando quieras desde Sullivam o desde WhatsApp > Dispositivos vinculados.
• Datos de calendario, si conectas Google Calendar u Outlook Calendar en Agenda: el correo de la cuenta conectada, la lista de calendarios, los horarios ocupados y los eventos de las citas que Sullivam crea. El detalle para Google está en la sección 5.
• Datos de facturación: nombre de facturación, país, identificadores del proveedor de pagos y estado de la suscripción. Los datos de tarjeta los recibe directamente el proveedor de pagos; Sullivam no los almacena.
• Datos de uso del servicio: conteos de facturas procesadas, mensajes y consumo de inteligencia artificial, usados para medir el uso y facturarlo. No incluyen el contenido de documentos ni de mensajes.

3. Para qué los usamos

• Prestar el servicio: recibir, interpretar, validar y ejecutar las operaciones que configures.
• Seguridad: autenticar usuarios, prevenir abusos y mantener registros de auditoría.
• Facturación: medir el uso, cobrar la suscripción y los excedentes cuando apliquen.
• Comunicaciones del servicio: avisos operativos, de seguridad y de facturación.
• Soporte: responder tus solicitudes.

4. Inteligencia artificial

Para interpretar documentos y mensajes enviamos el contenido necesario a proveedores de modelos de inteligencia artificial listados en la página de subencargados. Esos proveedores actúan como subencargados y no usan tu contenido para entrenar sus modelos según sus condiciones de servicio para empresas.

Sullivam no usa el contenido de tus documentos ni conversaciones para entrenar modelos propios.

5. Datos de Google (Google Calendar)

Si un usuario con permisos de administración conecta Google Calendar en Agenda, Google le muestra los permisos que Sullivam solicita y solo con su autorización Sullivam accede a: el correo de la cuenta de Google (para identificar la conexión), la lista de sus calendarios, la información de ocupado y libre del calendario elegido, y los eventos de ese calendario. Con esos permisos Sullivam crea, mueve y elimina los eventos de las citas que se reservan, y revisa los cambios del calendario para detectar citas movidas, canceladas o en conflicto.

Usamos estos datos únicamente para mostrar disponibilidad real y para agendar, reprogramar y cancelar las citas que el negocio configura. No los vendemos, no los usamos para publicidad, no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial y no los enviamos a los proveedores de inteligencia artificial: los horarios que Sullivam ofrece los calcula y redacta el propio sistema. Ninguna persona del equipo de Sullivam lee estos datos, salvo con autorización del cliente para atender una solicitud de soporte, cuando sea necesario por seguridad o cuando lo exija la ley.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google se ajustan a la Política de Datos del Usuario de los Servicios de las APIs de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. (Sullivam's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)

Las credenciales de acceso que entrega Google se guardan cifradas. Al desconectar el calendario en Agenda → Calendarios, Sullivam revoca el acceso ante Google y borra esas credenciales; también puedes retirar el acceso en cualquier momento desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google. Las citas que Sullivam registró se conservan según la política de retención de la organización.

6. Con quién los compartimos

Solo con los subencargados necesarios para operar el servicio (alojamiento, base de datos, almacenamiento de documentos, inteligencia artificial, correo, mensajería de WhatsApp y pagos). La lista vigente, con la función de cada uno, está en la página de subencargados. No vendemos datos personales.

Podemos revelar datos cuando una autoridad competente lo exija conforme a la ley.

7. Transferencias internacionales

Varios subencargados alojan datos fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos o la Unión Europea). Estas transferencias se realizan con proveedores que ofrecen garantías de seguridad y confidencialidad, en los términos que exige la ley aplicable.

8. Cuánto tiempo los conservamos

Los documentos, tareas y registros de auditoría se conservan según la política de retención que cada organización configura en Configuración → Datos y privacidad. Los registros de facturación se conservan el tiempo que exijan las obligaciones contables y tributarias aplicables.

Al cancelar una cuenta, puedes pedir la exportación de tus datos; luego se eliminan según las reglas de retención.

9. Seguridad

Aplicamos cifrado en tránsito, cifrado de credenciales de integraciones en reposo, control de acceso por organización, verificación de firmas en webhooks y registros de auditoría. Los detalles están en la página de seguridad. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo comunicaremos según la ley.

10. Tus derechos

Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, revocar la autorización cuando proceda y solicitar prueba de ella, en los términos de la Política de tratamiento de datos personales. Si tus datos están en documentos o conversaciones de un Cliente de Sullivam, dirige tu solicitud a ese Cliente; te ayudaremos a atenderla como encargados.

Escríbenos al correo de privacidad indicado en el encabezado.

11. Cookies

El uso de cookies y tecnologías similares se explica en la Política de cookies.

12. Cambios

Si cambiamos esta política de forma material, publicaremos una nueva versión con su fecha de vigencia y te pediremos aceptarla dentro de la aplicación.