Automatización de cuentas por pagar: de la factura recibida a la cuenta lista para pagar
Sullivam automatiza la parte del ciclo de cuentas por pagar que más tiempo consume —recibir, leer, validar y registrar— y deja en tus manos las decisiones de pago.
El ciclo de cuentas por pagar y qué parte cubre Sullivam
| Etapa | Con Sullivam hoy |
|---|---|
| Recepción de la factura | Automática desde el buzón de Microsoft 365 |
| Lectura y registro de datos | Automática, con confianza y cita por campo |
| Validación (importes, duplicados, proveedor, orden de compra) | Automática y determinista |
| Gestión de excepciones | Cola de revisión con el motivo exacto |
| Cuenta por pagar preparada | Automática cuando todo cuadra, o tras aprobación |
| Aprobación del pago y pago | Fuera de Sullivam: no ejecuta pagos |
| Contabilización en tu ERP | Integraciones en el roadmap |
Es una división deliberada. La parte repetitiva y verificable la hace un trabajador digital; la que mueve dinero sigue en tu proceso de aprobación.
Controles que protegen a tu área
- Duplicados: por el archivo recibido o por número de factura y proveedor, también cuando llegan dos copias a la vez.
- Proveedores nuevos: por defecto a revisión; puedes elegir rechazarlos o permitirlos.
- Importe máximo automático: por encima del límite que fijes, siempre firma una persona.
- Aritmética: un total que no suma no se aprueba, ni siquiera a mano.
- Orden de compra: si la exiges, una factura sin referencia no avanza sola.
Roles y responsabilidades
Cada persona ve y hace lo que le corresponde:
- Propietario y administrador: conectan el buzón, fijan las reglas y gestionan el equipo y el plan.
- Revisor: atiende la cola de revisión: corrige, aprueba o rechaza con un motivo.
- Miembro: consulta el trabajo y la auditoría, sin cambiar nada.
Cada aprobación queda firmada con nombre y hora en la auditoría.
Cómo evaluar una herramienta de automatización de cuentas por pagar
Sea Sullivam u otra, conviene preguntar lo mismo:
- ¿Qué pasa cuando la herramienta no está segura? ¿Rechaza, adivina o pregunta?
- ¿Puedes ver de dónde salió cada dato, o solo el resultado?
- ¿Las reglas de negocio son deterministas o dependen de lo que opine un modelo?
- ¿Detecta duplicados que llegan al mismo tiempo, no solo con días de diferencia?
- ¿Queda un registro que tu auditor pueda seguir?
- ¿Qué parte del ciclo cubre de verdad y cuál queda para tu equipo?
Para estimar si te compensa, usa el método de costo del procesamiento manual de facturas.
Preguntas frecuentes
¿Sullivam reemplaza a mi equipo de cuentas por pagar?
No. Se encarga del trabajo repetitivo y deja a tu equipo las excepciones, las aprobaciones y la relación con proveedores.
¿Sullivam puede pagar a mis proveedores?
No. Sullivam no ejecuta pagos ni accede a cuentas bancarias. Prepara la cuenta por pagar con su evidencia.
¿Se integra con mi software contable?
Todavía no. Las integraciones con sistemas contables y ERP están en el roadmap; hoy la cuenta por pagar queda preparada dentro de Sullivam.
Pon a trabajar a Invoice Worker con tus facturas
Estamos incorporando un grupo reducido de empresas fundadoras. Revisamos cada postulación personalmente.