Automatización del correo de facturación: del buzón compartido a un trabajo que se hace solo
Sullivam vigila el buzón donde llegan las facturas de tus proveedores y convierte cada correo relevante en una tarea que se procesa en cuanto llega. No es un asistente que responde tu correo: es un trabajador que hace el trabajo que el correo trae.
El problema del buzón compartido
Un buzón como facturacion@ mezcla facturas, recordatorios, notas de crédito, publicidad y hilos de respuesta. Alguien tiene que abrirlo cada día, decidir qué es trabajo, descargar adjuntos y reenviarlos o registrarlos. Cuando esa persona está de vacaciones, el buzón simplemente crece.
Qué correos toma Sullivam
Microsoft 365 avisa a Sullivam de cada correo nuevo en la bandeja de entrada conectada; no hace falta reenviar nada ni esperar a que alguien lo abra. Por defecto, Invoice Worker toma los correos que parecen de facturación:
- asunto que contiene «factura» o «invoice»;
- remitente que contiene «facturacion» o «billing».
Después clasifica el contenido. Un correo que resulta no tener ningún documento contable se marca como no relacionado y no genera ninguna acción.
Qué hace con cada correo
- Lee el asunto, el cuerpo, el remitente y los adjuntos, siempre como datos y nunca como instrucciones.
- Guarda los adjuntos en almacenamiento privado, validados por tipo, extensión y tamaño.
- Crea una sola tarea por correo, aunque Microsoft avise dos veces del mismo mensaje.
- Procesa la factura: cómo funciona el procesamiento.
- Marca el correo como leído cuando la tarea queda creada. No lo mueve, no lo borra y no responde al proveedor.
Lo que no hace (todavía)
- No responde correos ni conversa con proveedores.
- No procesa otros tipos de correo que no sean de facturación: el primer trabajador digital es Invoice Worker.
- No se conecta con Gmail ni Google Workspace: hoy funciona con Microsoft 365 y Outlook.
Si tu equipo también trabaja otros procesos que llegan por correo, puedes contárnoslo en el programa fundador.
Preguntas frecuentes
¿Sullivam lee todos mis correos?
Recibe el aviso de los correos nuevos de la bandeja de entrada conectada y procesa solo los que cumplen las condiciones de facturación. Por eso conviene conectar un buzón dedicado a facturas, no un buzón personal.
¿Tengo que cambiar el correo al que me envían las facturas?
No. Conectas el buzón que ya usas y tus proveedores siguen enviando al mismo sitio.
¿Qué pasa si el correo no trae adjunto?
Sullivam también lee el cuerpo del correo. Si no encuentra una factura legible, la tarea va a revisión o se marca como no relacionada, nunca se inventa un documento.
Pon a trabajar a Invoice Worker con tus facturas
Estamos incorporando un grupo reducido de empresas fundadoras. Revisamos cada postulación personalmente.